Архив мекемелери документтерди гана сактабастан, жарандарга архивдик маалыматтарды алууга мүмкүнчүлүк берет. Бул мүмкүнчүлүктү ишке ашыруунун жолдорунун бири окуу залдарындагы архивдик документтерге жеткиликтүүлүк. Келгиле, окуу залдарына кимдер барса болот жана алар кандай иштешет.
Мамлекеттик тарых архивиндеги окуу залдары келүүчүлөр документтер менен иштөө үчүн керек. Эреже катары, изилдөөчүлөр илимий эмгектерди, макалаларды, китептерди жазуу максатында, ошондой эле генеалогиялык дарактарды жасагандар документтер менен иштешет.
Окуу залына жетүү үчүн архивге инсандык күбөлүк (паспорт, айдоочулук күбөлүк) менен келип, анкетаны жана иштин темасын көрсөткөн арызды толтуруу керек. Азыр көптөгөн архивдерде электрондук почта аркылуу, сканерленген документтерди жөнөтүп, окуу залына барганда, аларды түп нускасында бериш керек.
Акыркы 75 жылда маалымат алуу зарыл болгон туугандарын издеп жаткандар, алар менен туугандыгын далилдеген документтерге ээ болушу керек. Демек, сизге чоң атаңыздын комсомолуна мүчө болуп кирүү жөнүндө маалымат керек болсо, анда сизде атаңыздын документтери жана өзүңүздүн документтериңиз (туулгандыгы тууралуу күбөлүк, фамилиясын издей турган паспорттор, ошондой эле нике күбөлүгү болушу керек) аялдар үчүн). Мындан тышкары, окуу залынын кызматкери келүүчүлөрдү эмгек эрежелери менен тааныштырышы керек.
Окуу залында иш кагаздары бүткөндөн кийин, келген адамга колдонмолор жана башка методикалык жардамдар берилет: тизмелер, товардык-материалдык баалуулуктардын реестри, индекстер, каталогдор) Ошондо колдонуучу фонддун запастары менен тааныш.
Архивдик инвентаризация - архивдик фонддун сактоо фонддорунун тутумдаштырылган тизмесин камтыган жана аларды эсепке алуу жана мазмунун ачуу үчүн арналган архивдик каталог.
Келген адам тандалган учурларды көрсөткөн өтүнүч катты түзөт. Иштердин санынын чеги архивдер тарабынан иштөө эрежелерине ылайык белгиленет. Изилдөөчү файлдарды токтоосуз кабыл ала албайт, бирок архивдин эрежелери менен белгиленген убакыттан кийин. Адатта, убакыт 1 күндөн 3 күнгө чейин болот. Чындыгында, миңдеген документтер архивде сакталат жана аларды тез арада алуу мүмкүн эмес. Көктөр ири архивдерде сакталат, ал тургай ар кандай имараттарда жайгашышы мүмкүн, эгер архивде бир нече имарат болсо. Ошондуктан, иштерди табуу үчүн убакыт талап кылынат. Мындан тышкары, кызматкерлер аларды берүүдөн мурун, ар бир ишти барактап карап чыгып, бардык документтердин бар экендигин жазышы керек. Ушундан кийин гана иштер окуу залына кире алат.
Колдонуучулар үчүн айрым документтер жабык болушу мүмкүн экенине дагы даярдануу керек. Бул айрым маалыматтардын (мамлекеттик сырлар, жеке маалыматтар ж.б.) купуялуулугуна байланыштуу. Чектелген документтерди архивдин кызматкерлери гана көрө алышат. Эгерде изилдөөчүгө мындай документтерден белгилүү бир маалымат керек болсо, анда ал белгиленген мөөнөттө таризделүүчү сертификатты (социалдык-укуктук же тематикалык сурап-билүү) буюртма бере алат.
Мындан тышкары, кээде чектөө документтин начар абалына байланыштуу болушу мүмкүн.
Окуу залына берилгенден кийин, изилдөөчү документтер менен иштөөгө, алардан көчүрмө алууга укуктуу. Көчүрүү (сүрөткө тартуу, сканерлөө, көчүрмө), эреже боюнча, акы төлөнүүчү кызмат.
Изилдөөчү керектүү иштерди аткаргандан кийин, файлдар окуу залынын кызматкерине өткөрүлүп берилет, ал архивдик кампага өткөрүп берет. Архив кызматкерлери документтердин бар экендигин жана абалын бирден барактап текшерип, андан кийин ордуна койду.
Окуу залында эмнелерди жасоого болот жана эмне кылса болот деген белгилүү эрежелер иштелип чыккан. Ошентип, мисалы, окуу залына тамак-аш алып келүүгө, сырткы кийим менен келүүгө, чоң сумкалар жана пакеттер менен келүүгө таптакыр тыюу салынат. Документтер менен мээлей менен иштеген жакшы - алардын коопсуздугун узартып, чаңдан коргой аласыз. Чындыгында, манжаларыңыз менен сыдыргандан кийин, баракта тердеги майлуу издер шейшептерде калат, бул дагы аны жок кылат. Сиз, албетте, шейшептерди айрып, көктөн чыгарып, аларга жаза албайсыз. Анткени, ар бир архивдик документ тарыхты камтыйт. Ал өзүнчө уникалдуу. Документтерди канчалык узак сактай алсак, алар ошончолук биздин пайдабызга кызмат кыла алышат.
