Кээ бир тамгалар бүдөмүк бүткөндүктөн, адресаттын башы маң болот: анын маңызын түшүнүү үчүн текстти кайрадан окуп чыгууга туура келет. Убакыттын жетишсиздигинен улам, алуучу катты ыргытып жибериши же өзүн алаксытуу үчүн бир нерсе жасашы мүмкүн жана мындан ары айтылган кырдаалга терең кирип кетпеши мүмкүн. Так, кыска жана компетенттүү аяктоо окурманга болгон сый-урматты баса белгилеп, өтүнүчкө же талапка тез жооп берүүгө жардам берет.
Нускамалар
1 кадам
Айткыңыз келген нерсени үч пунктта айтып бериңиз. Ойлор так берилгендей сезилиши мүмкүн, бирок маалыматты кабыл алуу окурмандын абалынан көз каранды. Андыктан текстти кайрадан окуп чыгып, үч негизги ойду өзүнчө жазып алыңыз. Бул фактылар, даталар, ысымдар ж.б. Бул жерде эмоциялардын кереги жок, кыскача, бир нече сөз менен жазыңыз, анткени жөн гана кыскача ой жүгүртүп, негизги ойлорду эстеп коюңуз.
2-кадам
Электрондук катты алуучуга үч аракет жазыңыз. Адамдардын реакциясы күтүүсүз болушу мүмкүн. Сизге берилген маалыматка эки ача реакция жасоого болот окшойт, бирок адам аны жеке адаттарына жана ниетине жараша жасайт. Эгер окурмандан эмнени күткөнүңүздү так айта албасаңыз, ал түшүнбөйт же түшүнбөдүм деп айтпайт.
3-кадам
Мурунку кадамдардан тизмени маанилүүлүктүн азайышы боюнча иреттеңиз. Каттын аягы кээде сот отурумундагы акыркы сөзгө окшошуп кетет: кат алуучунун таасири, корутундусу жана натыйжасы ушундан көз каранды. Тизмеден билдирүүнүн маанисине доо кетирбестен, алынып салынышы мүмкүн болгон нерселерди алып салыңыз. Калган кыска тизмени каттын аягына окурман эч нерсени өткөрүп жибербеши үчүн жайгаштырыңыз.
4-кадам
Убакыт алкагын көрсөтүңүз. Эгер катка реакция күтүп жатсаңыз, анда эмнени күтүп жатканыңызды тактап бериңиз. Айрым адамдар акыркы убакка чейин кечиктирүүгө жакын, андыктан белгилүү бир убакытты көрсөтүү ашыкча болбой калышы мүмкүн.
5-кадам
Байланыш маалыматтарыңызды калтырыңыз. Сиздин корреспондентиңиз телефонуңузду тез арада таап алышы керек. Мындай кырдаалды алдын-ала болжоп, алуучуга ээ болсоңуз дагы, катка керектүү маалыматты киргизиңиз.
6-кадам
Сылык бол, жагымдуу сөздөрдү айт, убактыңды бөлгөнүңө рахмат. Эгер кат аны жактырса же жагымсыз окуялардан алыстатса, дарек ээси даярдуулук менен кабыл алат жана тезирээк байланышка чыгат.
7-кадам
Билдирүүгө өз атыңыз менен кол коюңуз: бул чыныгы баарлашуу сезимин жаратат. Адам жоопко басым жасап, ага жоопкерчиликтүү мамиле жасоосу маанилүү. Үлгүлүү жетекчилик кылсаңыз, адамдар сизге дагы ошондой мамиле кылышат.
